OLOLEX è la soluzione “web based” dedicata agli studi legali ed al singolo professionista che nasce dall’esigenza di effettuare una programmazione attorno ad un’agenda personale e/o condivisa da tutti ii fruitori del software.
All’interno di quest’agenda le registrazioni sono divise in due categorie:
“Gli eventi", sono impegni che possono essere soggetti a variazioni (ad es., un appuntamento) ma che possono non dipendere esclusivamente dal creatore dell‘evento.
Gli impegni sono inseriti dall'utente tramite moduli precompilati con data e ora, oltre a un codice identificativo, in maniera da permettere una rapida indicizzazione delle situazioni “standard” all’interno di uno staff; tali moduli possono essere modificati per adattarsi alle esigenze che possono presentarsi in seguito. Possono essere aggiunte note in formato libero se necessario, così come l'indicazione di altre persone coinvolte o gruppi per cui la scadenza sia comune, con i relativi permessi. Ogni impegno è connesso a una pratica (o progetto).
Una pratica e il relativo fascicolo è un qualsiasi lavoro o mandato affidato dal cliente finale, o qualsiasi “step” all'interno di una procedura, consulenza, trattativa o altra incombenza assegnata. E' fondamentale che tali unità siano suddivise nelle più piccole frazioni possibili ma che conservino un senso in termini di “project management”.
Ad esempio la trattativa in vista di una transazione dovrebbe probabilmente essere trattata separatamente da ogni procedura giudiziale correlata, come l'esecuzione forzata di un provvedimento dalla procedura che ha condotto alla sua emanazione, e così via.
In ogni pratica è identificato il "cliente" (che può essere ovviamente la stessa organizzazione, o una delle sue divisioni), i dati in generale della pratica le parti, il valore in gioco, l'autorità giudiziaria o amministrativa eventualmente coinvolta, l'oggetto, il tipo di lavoro o il settore del diritto implicati, riferimenti all'Account, l'ufficio che ha originato la pratica, al partner o dirigente responsabile del suo espletamento, etc.
A sua volta, a ciascuna pratica sono connessi:
Impegni relativi ("eventi" e "le incombenze");
Dati personali, profili e coordinate delle parti (cliente, beneficiario, legali, periti, corrispondenti, etc.):
Documenti rilevanti (sia quelli generati internamente, sia quelli acquisiti da altre fonti);
Registrazioni delle attività e prestazioni già compiute per la pratica.
Le prestazioni e attività possono essere registrate dall'utente, o generate con la spunta delle relative registrazioni in agenda, una volta adempiuti i relativi impegni. La scheda delle prestazioni contengono (o ereditano da quello dell'impegno relativo) non solo il momento e la descrizione dell'attività svolta, i dati inerenti alle persone intervenute, ma anche i costi borsuali e non eventualmente sostenuti o anticipati in nome del cliente, e il tempo speso. Ciò permette al programma di essere utilizzato come “timesheet”, per calcolare il valore orario del lavoro svolto, parametrato su delle varietà di possibili costi unitari (per professionista, per cliente, per pratica, etc.), così come gli onorari generati da sistemi tariffari definibili dall'utente, a scopi statistici, di calcolo dei costi e di parcellazione, nonchè ai fini della redazione automatica delle note spese da sottomettere a giudici e arbitri nei procedimenti in cui le spese sono riconosciute alla parte vittoriosa sulla base di un sistema tariffario.
Tutti questi valori sono conservati e salvati separatamente da quelli resi disponibili per l'effettiva parcellazione, così da poter essere utilizzati e confrontati ai fini di qualsiasi tipo di controllo di gestione o proiezione, indipendentemente dagli effettivi valori contabili, che devono tener conto del lavoro non fatturabile, dei crediti non recuperabili e delle circostanze che possono essere applicabili al caso reale. I documenti inerenti a una pratica possono essere "importati" nel fascicolo relativo da qualsiasi fonte (scansioni, immagini, video, e-mail, pdf, files, database, etc.).
In alternativa, i documenti possono essere generati direttamente dall’utente tramite modelli definiti all’interno di OLOLEX per essere poi integrati con altre fonti ed esportati in formato cartaceo e/o digitale.
OLOLEX presenta un log di tutte le transazioni compiute dagli utenti. Data la natura “Web Based” dell’applicazione è possibile condividere, in stile "extranet", alcuni dei propri dati con terze pari, consentendo ad esempio un accesso in sola lettera a un dato cliente alle registrazioni concernenti le attività per lui svolte con riferimento ad un dato mandato e/o ai documenti inerenti allo stesso, o perfino permettendo a un altro studio o professionista esterno di lavorare su un certo numero di documenti condivisi.
